خصائص المتابعة

خصائص المتابعـــة



1- الموضوعية:

لابد أن تكون المتابعة موضوعية أي خلوها من الذاتية في التقييم و اتباعها الأساليب المنهجية و العلمية في التعرف على الخطأ وتوضيح أسباب حدوثه إذا وجد .

2- المرونة:

ويقصد بها تصميم نظام المتابعة بطريقة يمكنها التواؤم مع الواقع في حالة حدوث بعض المتغيرات وأن يناسب التطبيق وفق هذه المتغيرات دون إحداث تعديلات إلا أن تكون طفيفة إذا لزم الأمر.

3- الوضوح: ويقصد به وضوح نقاط المتابعة من حيث:
ـ المطلوب رقابته -
- نقاط المراقبة
- معيار القياس
- تحديد الوضع النهائي
4- التصحيح والتشجيع: لابد من أن يتسم نظام المتابعة بالتوجيه التصحيحي والتشجيعي.
5- السرعة: ويقصد بها سرعة اكتشاف الانحرافات قبل تسببها لمشاكل قد تتضخم وهذا يعني ضرورة العملية الرقابية في فترات متقاربة.
6- التركيز : ويقصد به ألا يقتصر نظام المتابعة على نقاط على حساب نقاط أخرى وخاصة الأهداف { التركيز على النقاط الحرجة أي التي تعبر عن النجاح الكلى أو نجاح غيرها حيث أنه من الصعب عادة السؤال عن كل الأصول والفروع .
7- الملاءمة: ويقصد به ملاءمة نظام المتابعة لطبيعة النشاط وطاقات الأفراد وللنواحي التنظيمية بالمؤسسة وللظروف الداخلية والخارجية والقيم الأصيلة .
8- الاقتصادية: أن يكون عائد نظام المتابعة يتفق مع ما ينفق فيه من جهد ووقت.
9- الاعتبار الإنساني: لابد من أجواء التعاون والمودة وتنمية الرقابة الذاتية وإعطاء الأفراد أدوات رقابية تمكنهم من معرفة موقف أدائهم أولاً بأول للتصحيح.
11- عدم الإستغراق : عدم الإستغراق في توهم دقة تفصيلية تبتعد عن الواقع التقريبي الذي وضعت فيه الخطة .

7- أنواع المتابعة:
أ) من حيث التوقيت:
1- المتابعة الوقائية (التوقعية – المبدئية – القبلية)
وتهدف إلى منع الانحراف قبل تسيير العمل، وتشتمل على النظر في تطورات السياسات والإجراءات والقواعد التي تضمن سلامة سير العمل (مرحلة التخطيط والتجهيز) وكذلك توفير متطلبات نجاح الخطة .

2- المتابعة الخلالية: تجري أثناء تنفيذ الخطط وتشمل توجيه النشاطات ورصدها وتعديل مساراتها كلما لزم ذلك.
3- المتابعة التقويمية (البعدية): يتم من خلالها تحليل وتقويم المعلومات الواردة عن سير العمل الفعلي وذلك بهدف الدفع به إلى الأحسن وتفادي أي انحرافات في توقعات النشاط، ويعتمد هذا النوع على التجارب السابقة لتصحيح الانحرافات المتوقعة في المستقبل.

ب) من حيث المسئولية:
1- الإدارية { خط الســلطة } : ويقوم بها المشرف أو المسئول المباشر للعمل ويتابع عمل الأطراف العاملة والسياسات والتوصيات دون التشعب في التفاصيل الفنية للعمل.
2- الفنية (خط الدعم الفنى): يقوم بها المسئول عن العمل الفني ويتابع الإجراءات والتفاصيل الفنية المتعلقة بالعمل.
ج‌) من حيث المستوى:
1- استراتيجي: الخطط والبرامج المستقبلية.
2- تشغيلـي: الجداول التشغيلية.
د) من حيث الموضوع :
1- الأهداف ومؤشرات الإنجاز: * درجة تحقيقها * أسباب الفروق
2- الأنشطة والعمليات: * جدول الأنشطة * إنجاز النشاط ودور الأفراد