المراسلات الإدارية

1. الإنشاء الإداري
كل إنشاء إداري يقتضي قبل كل شيء معرفة كافية للغة التي يقع بها التحرير،وإ ّ لا فقد يكون هذا الإنشاء غير صحيح لغة وفكرة وأسلوبا، ومن جهة أخرى فإن الإنشاء الإداري يتطلب بصفة عامة نفس الشروط التي يستوجبها الإنشاء من النوع العام وهي:
- الوضوح في التعبير عن الأفكار.
- تنسيق منطقي للمعاني.
- أسلوب صحيح ودقيق.
2. تعريف المراسلة الإدارية أو الرسالة الإدارية
الرسالة الإدارية هي الرسالة المتبادلة بين مصلحة عمومية وأشخاص عاديين أو بين مصلحتين عموميتين.
3. أهمية المراسلات الإدارية
بالرغم من تطور وسائل الاتصال العصرية من هاتف وبرق وغيرهما فإن المراسلة المكتوبة تبقى أداة جارية وأكثر استعمالا في العلاقات الإدارية، هذا وقد تكتسي المراسلات الإدارية أشكالا مختلفة من بينها الرسالة التي هي موضوع هذا العرض.
4. شروط الرسالة الإدارية
يمكن تقسيم هذه الشروط إلى نوعين، شروط تتعلق بالمضمون والمادة، وشروط أخرى تتعلق بالشكل.
أ-الشروط المتعلقة بالمادة والمضمون
وهي:
الأسلوب: لا يعتبر الأسلوب الإداري أسلوبا خاصًا، فاللغة التي تستعملها الإدارة ليست لغة خفية، فهي تستعمل مجموعة من الكلمات الجارية التي ينبغي لنا استعمالها لكي نعبر عن أفكارنا بوضوح ويفهمنا الغير بسهولة.
إ ّ لا أنه قد يحدث أن الإدارة تستخدم في بعض المراسلات عبارات أو صيغا خاصة تقتضيها نوعية العمل الإداري، هذا وبالرغم من أن الأسلوب الإداري أي كيفية تركيب الجمل من طرف الموظف يعتبر خصلة خاصة بكل محرر، فإنه يكون من المفروض على الجميع أن لا يستعمل سوى لغة صحيحة وأن يراعي دائما في الإنشاء
الإداري أو المراسلات الإدارية ما يلي:
الوضوح: ولكي يكون أسلوب المراسلة الإدارية واضحا يجب مراعاة ما يلي:
التفكير في مستوى تصور الوثيقة التي يتعين تحريرها.
البساطة في التعبير عما نريد تبليغه للآخرين.
الإيجاز: وهو فن التعبير عن فكرة معينة بأقل ألفاظ ممكنة، وقد قيل قديما (خير الكلام ما قل ودلّ)، (البلاغة الإيجاز) وهذا معناه أنه ينبغي تجنب تكرار القول والسهر على أن تزيد كل جملة جديدة شيئا جديدا بالنسبة للجملة السابقة، فالأسلوب الحسن هو الذي لا يضاف إليه شيء ولا يحذف منه شيء.
البساطة: أي تجنب التكلف والتصنع البلاغي حتى نضمن المضمون للمرسل إليه دون دفعه إلى إعمال فكره لإدراك موضوع الرسالة أو الهدف منها.
الدقة: وهي تقتضي الحرص على أ ّ لا تستعمل الكلمات إلا في معناها الحقيقي الذي لا يقبل الافتراض والتأويل، فالإدارة تستعمل عبارات من القانون الإداري أو المالي أو بعض المصطلحات ولكنها مطالبة بإدراك مدلولاتها حتى لا تكون محل تساؤلات تحول دون فهم المقصود.
الموضوعية: إن الاعتبارات الشخصية لا مكان لها في المراسلات الإدارية فعلى المحرر أن يجعل دائما نصب عينيه أن النص الذي سيحرره سيعرض على سلطة إدارية، وأن كل نص صادر من إدارة أو من أفراد في هذا الشأن ينبغي أن يلتزم الموضوعية، أي تو ّ خي أسلوب محايد لا يعبر عن أية عاطفة شخصية ولا عن أي انفعال بما في ذلك عبارات الشكر والامتنان المبالغ فيها.
ب-الشروط المتعلقة بالشكل
احترام السلم الإداري: كل مراسلة موجهة من أشخاص إلى إدارات عليا يجب أن يحترم فيها السلم الإداري بحسب ما تقتضيه هيكلة الإدارة المعنية، وكذا الشأن بالنسبة للمراسلات المتبادلة بين المصالح أو بين الهيئات العليا والموظفين.
وحدوية الموضوع: أن تتناول الرسالة الإدارية الواحدة موضوعا واحدا وأن تحرر على وجه واحد من الورقة.
قياس الورق المستعمل: أن تحرر على ورق بمقياس .(31 x 29 ) أو ( 21 x 27 ) أو ( 21 x 21)
ترك الهوامش من جميع الجهات: من آداب اللياقة في المراسلات الإدارية أن تترك الهوامش من جميع الجهات للورقة.
5. عناصر الرسالة الإدارية
تشمل الرسالة الإدارية على العناصر التالية:
أ-الرأس
يحتوي رأس الرسائل الإدارية الصادرة عن المؤسسات والإدارات على عبارة
(الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية) وتكتب في سطر واحد مع تساوي المسافة الجانبية للورقة وبمسافة تتراوح بين 12 و 15 ملم.
ب-العنوان أو المرسل
هو مجموع البيانات التي تسمح بالتعريف الدقيق بالمصلحة أو الشخص صاحب
الرسالة مثلا (مدير إكمالية... بلدية كذا... الخ). السيد: فلان، مستشار التربية بإكمالية....
الخ).
ج-المرسل إليه
هو مجموع البيانات التي تسمح بمعرفة الطرف الذي وجهت إليه المراسلة مثلا (إلى السيد مدير التربية، أو السيد الوزير... عن طريق السيد...).
د-رقم الرسالة
إذا كانت الرسالة صادرة عن مؤسسة أو إدارة يجب أن يعطى لها رقم خاص يسمى رقم الإرسال وهو الرقم الذي يمكن تسجيله على الرسالة نفسها أو على جدول الإرسال.
ه-الموضوع
هي عبارة تتصدر جسم الرسالة وتوضح باختصار الموضوع المراد عرضه أو
طرحه على الهيئة المعنية، ويسمح لهذه الهيئة بالإدراك السريع لأهمية الموضوع ويسهل
لها دراسته وترتيبه.
و-المراجع والمرفقات
يمكن أن يشير المرجع إلى اتصال سابق أو إلى قرار إداري سيما إذا تعلقت
المراسلة برد على رسالة سابقة، أما عبارة "مرفقات" فتعني الوثائق المرفقة للمراسلة أو
نوعها.
مثلا: الموضوع: المشاركة في حركة التنقلات.
رقم.ع: منشوركم بتاريخ... رقم.المرفقات:ات... كذا وكذا ملفا أو وثيقة.
ي-النص
وهو نص الرسالة الذي يعبر فيه صاحبه عن حاجته وغرضه، ويجب أن يخضع للشروط التي سبقت الإشارة إليها أعلاه.
ل-الإمضاء والتاريخ
كل مراسلة إدارية يجب أن تؤرخ وتوقع من طرف صاحبها، وإذا تعلق الأمر بمراسلة صادرة عن مؤسسة أو هيئة إدارية ما يجب أن يكون الإمضاء مسبوقا بوظيفة الممضي متبوعا باسمه ولقبه وعموما لا يوجد على مستوى المصلحة إلا شخص واحد مخول له الإمضاء وهو رئيس الإدارة أو المصلحة أو المؤسسة.
6. ملاحظات مكملة
يجب مراعاة ما يلي عند تحرير الرسالة الإدارية:
- تجنب الكتابة بقلم الرصاص وكذا التشطيب والمحو.
- الكتابة بخط واضح مقروء.
- كل مراسلة في حد ذاتها سرية فعلى المرسل والمرسل إليه عدم إطلاع الغير.

merci